MANAGEMENT INTERNATIONAL CURS 10 - ORGANIZAREA INFORMALA

CURS 10 MANAGEMENT INTERNATIONAL

ORGANIZAREA INFORMALA

1. DEFINIREA SI CARACTERISTICILE ORGANIZARII INFORMALE

Organizarea informala (neoficiala, neinstitutionala sau psihoafectiva) reprezinta un ansamblu de grupuri si de relatii sociale formate spontan intre oamenii dintr-un mediu de munca.

Caracteristicile organizarii informale sunt:

Organizarea informala priveste oamenii si relatiile personale dintre ei, in timp ce organizarea formala (oficiala) se refera la pozitiile oficiale, in termenii autoritatii si responsabilitatii. Acesata inseamna ca organizarea formala este asociata postului detinut si o persoana o are numai atunci cand ocupa acel post. Deci, puterea informala este personala, iar puterea formala este institutionala.

Puterea informala este data de membrii grupului si nu este acordata de manageri, ea fiind un subiect al sentimentelor oamernilor, avand o incarcatura subiectiva;

Datorita naturii subiective nu poate fi controlata de managerul firmei in maniera in care organizarea formala poate fi controlata;

Organizarile informationale sunt instabile si tind sa ramana mici, pentru a se pastra in limitele relatiilor personale. Drept urmare, in cadrul firmelor mari exista numeroase organizari informale.

In mod obisnuit, un manager detine o anumita putere informala in acelasi timp cu puterea formala. De regula, un manager nu are mai multa putere informala decat alte persoane din grupul informal si, de asemenea, managerul si liderul informal sunt doua persoane diferite in grupurile de munca.

2. LIDERII ORGANIZARII INFORMALE

Liderii grupurilor informale sunt sustinuti de anumite valente subiective, cum ar fi:

varsta;

vechimea in munca;

experienta;

prestigiul profesional;

calitatile umane (bunatatea, omenia, sensibilitatea, altruismul, sinceritatea, caracterul, exigenta, etc.).

Intr-un grup doar cateva persoane pot fi lideri informali. Deci, exista un singur lider informal ce are mai multa auoritate decat ceilalti.

Fiecare manager trebuie sa afle care este liderul informal cheie si sa conlucreze cu acesta, astfel incat sa incurajeze un comportament constructiv care sa duca la realizarea obiectivelor firmei.

Managerul trebuie sa fie constient atunci cand grupul informal nu este alaturi de el, eforturile si autoritatea sa putand fi subminate.

Organizarile informale pot fi, de asemenea, o sursa ce furnizeaza potentialii manageri formali. Nu trebuie uitat ca, atunci cand un lider informal a fost promovat intr-un post de manager, el nu s-a dovedit a fi si un bun manager formal. Exista, astfel, numeroase exemple de lideri informali de succes ce au devenit sefi aroganti si autoritari odata ce au ajuns sus.

Unii lideri informali au esuat in functii de conducere formala pentru ca au fost depasiti de competente mult mai mari pe care le presupuneau functiile manageriale.

3. TIPURI DE GRUPURI IN ORGANIZAREA INFORMALA

Organizarea informala este un ansamblu de grupuri de oameni si relatiile dintre ele. Aceste grupuri pot fi:

orizontale;

verticale;

mixte.

Grupurile orizontale cuprind persoane aflate pe aceeasi linie ierarhica in cadrul organizatiei.

Acestea sunt cel mai frecvent intalnite grupuri si se formeaza mai repede decat alte grupuri, pentru ca membrii grupului pot fi din acelasi compartiment si nu au pozitii diferite in ierarhia firmei. Aceste persoane promoveaza comunicarea dintre ei de pe pozitii de egalitate si comunica aceleasi probleme, interese, nelinisti.

Grupurile verticale sunt formate din angajatii situati la diferite nivele ale organizarii formale. Cel mai adesea, acestia provin din aceleasi domenii de activitate. Relatiile din aceste grupuri pot fi rezultatul unor interese exterioare firmei sau se nasc ca urmare a numeroaselor si frecventelor raporturi de serviciu (comunicarea sef - subordonati).

Existenta acestor grupuri verticale are avantajul ca ofera o mai buna imagine a sefului formal in ochii subordonatului, ca urmare a relatiilor din cadrul grupului informal.

Poate apare, insa, riscul unei diminuari a autoritatii formale a sefului si, de asemenea, riscul ca seful sa-si piarda obiectivitatea in relatiile cu subalternii, ducand la favoritisme.

Grupurile mixte reprezinta combinatii de doua sau mai multe persoane din diferite domenii de munca si diferite pozitii ierarhice. Se formeaza pe baza unor relatii comune in afara organizatiei (frecventeaza acelasi grup, apartin aceleiasi etnii, locuiesc in acelasi bloc, etc.).

4. AVANTAJELE SI DEZAVANTAJELE ORGANIZARII INFORMALE

Grupurile informale pot produce avantaje pentru firma, dar pot genera si o serie de probleme.

Avantajele organizarii informale sunt:

Organizarea informala contribuie la cresterea eficacitatii activitatii firmei si poate usura sarcinile de munca ale conducerii, incurajand cooperarea intre angajati. Astfel, atunci cand managerii stiu si simt ca organizarea informala este cu ei, se simt mai putin constransi sa-i controleze pe subordonati. De asemenea, managerii sunt incurajati sa descentralizeze conducerea si, astfel, sarcinile de munca ale managerului sunt usurate.

Organizarea informala ofera satisfactie si stabilitate grupurilor de munca. Astfel, lucratorii dintr-un grup informal au sentimentul securitatii, au satisfatia muncii in grupul respectiv si considera ca au ceva de castigat daca raman in grup, fapt ce reduce fluctuatia de personal.

Organizarea informala imbunatateste comunicarea interpersonala, reprezintand o supapa de refulare pentru tensiunile, grijile, emotiile si stress-ul oamenilor. Astfel, oamenii aflati intr-o organizare informala isi pot descarca grijile, discutandu-le cu cineva apropiat, intr-o forma prieteneasca si deschisa.

Organizarea informala determina managerii sa planifice si sa actioneze mai atent decat ar face-o in absenta grupurilor informale. Asfel, managerii inteligenti stiu ca organizarea informala reprezinta un control si o contrapondere la folosirea fara limite a autoritatii lor oficiale. Ei stiu ca forta grupurilor informale, daca este potrivnica, poate subrezi planul sau proiectul actiunilor urmatoare. Dar managerii doresc ca planurile lor sa aiba succes, pentru ca ei raspund in fata autoritatii proprietarilor in caz de esec.

Dezavantajele organizarii informale sunt:

Organizarea informala produce rezistenta la schimbari si incurajeaza atitudini negative fata de schimbare. Asrfel, grupul informal are tendinta de a deveni protectorul felului de viata anterior si sa se opuna, cu vehementa uneori, schimbarilor.

Organizarea informala poate produce zvonuri indezirabile.

Organizarea informala poate provoca conflicte interpersonale si intergrupale ce pot dauna firmei. Astfel, atunci cand salariatii cheltuiesc o mare parte din timpul si energia lor pentru a se lupta unii cu altii, energia si randamentul lor se vor diminua si ei vor oferi mai putin firmei. Conflictele pot deveni atat de puternice incat pot degenera in "lupte" intre anumite grupuri.

Organizarea informala poate determina reducerea motivatiei si a satisfactiei in munca. Astfel, atunci cand exista confruntari interpersonale si intergrupale cronice, acestea pot tracasa angajatii si le pot slabi motivatia in munca. Rezultatul va fi o productivitate scazuta, care slabeste atat pe proprietar, cat si pe salariati.

Organizarea informala opereaza in afara controlului conducerii firmei. Astfel, multe din interesele grupurilor formale si informale pot fi integrate, dar intotdeauna vor exista anumite diferente intre ele. Dificultatea majora este aceea ca organizarile informale nu sunt subiect al controlului direct al conducerii firmei. Autoritatea de care depind grupurile informale se afla, mai de graba, in sistemul social, decat in sistemul managerial al firmei. In acest sens, tot ceea ce managerul poate face este sa le recunoasca si sa incerce sa le influenteze intr-un fel sau altul.

5.COMUNICAREA INFORMALA

5.1. COMUNICAREA INFORMALA – FORMA NATURALA DE EXPRIMARE

Comunicarea informala este un drept dobandit prin nastere. Intotdeauna cand oamenii se aduna in grupuri discutiile se vor dezvolta ca expresie a motivatiei lor naturale de a comunica.

Comunicarea informala este si un exercitiu al libertartii de exprimare.

Folosind o metoda sau alta de transmitere a mesajelor, comunicarea informala va exista intotdeauna.

Firmele de afaceri nu pot desfiinta comunicarea neoficiala dintre oameni si nici nu o pot determina. Pur si simplu comunicarea exista.

Ceea ce intereseaza, din pespectiva managementului, este corectitudinea mesajelor si a ideilor vehiculate si, prin aceasta, influenta exercitata asupra oamenilor, asupra atiudinii lor, asupra comportamentului lor, asupra actiunilor acestora, asupra productivitatii lor in munca.

Cercetari speciale, efectuate cu privire la corectitudinea informatiilor vehiculate in comunicarea informala, au aratat ca peste ¾ din acestea, in conditii normale de munca, sunt adevarate.

Totusi, comunicarea informala poate crea tendinta de producere a unor confuzii mai mari decat o sugereaza ponderea relativ redusa ( ¼ ) de informatii gresite pe care le poarta.

Comunicarea informala poate fi amplificata de anumite cauze, cum ar fi:

inseuritatea si sensibilizarea oamenilor, din diferite motive, cu privire la o anumita situatie;

implicarea prietenilor si cunostintelor in diverse evenimente si situatii;

noutatea informatiilor;

natura muncii care permite conversatia;

postul ocupat de persoana ce furnizeaza informatiile dorite de altii;

personalitatea interlocutorului, etc.

5.2. TRASATURI SI MODELE ALE COMUNICARII INFORMALE

Comunicarea informala ofera managerilor numeroase informatii ce reprezinta feed-back-ul despre munca salariatilor. De asemenea, comunicarea informala ajuta salariatii sa inteleaga dispozitiile si deciziile conducerii, usurand realizarea in practica a acestor decizii.

Cele mai importante caracteristici ale comunicarii informale sunt:

Rapiditatea circulatiei informatiei. Astfel, fiind flexibile si personale, discutiile informale raspandesc informatiile mai rapid decat sistemele informationale ale managementului. Viteza acestor informatii face foarte dificila oprirea zvonurilor;

Abilitatea extraordinara de a penetra cele mai severe sisteme de securitate pentru secretele firmei. Comunicarea informala are capacitatea de a trece peste liniile si treptele iererhice si de a procura informatii direct de la sursa (in acest sens, suetele sunt cele mai cunoscute modalitati de procurare a informatiilor neconfidentiale).

Cum se difuzeaza informatiile neoficiale in cadrul comunicarii informale ?

Exista 4 modele ale comunicarii informale:

modelul liniar (tip suvita) – fiecare persoana spune altei persoane, comunicatia mergand de la om la om.

modelul sueta (margareta) – o persoana spune concomitent tuturor.

modelul probabilistic – o persoana spune intamplator altor persoane;

modelul ciorchine – presupune difuzarea informatiei prin alegerea destinatarului informatiei. Modelul ciorchine este tipul predominant de retea de comunicare informala. Acest lucru semnifica faptul ca numai o parte din oameni sunt difuzori activi de informatie in comunicarea informala.

5.3. ZVONURILE

Zvonurile sunt o problema majora a comunicarii informale.

Zvonul reprezinta o informatie neoficiala ce se difuzeaza fara sa existe posibilitati de verificare a corectitudinii ei.

Zvonul reprezinta partea neverificata si, deseori, neadevarata a informatiei neoficiale. El poate fi si corect, dar, in general, nu este si, de aceea, este indezirabil.

Cauza zvonului se afla in interesul persoanelor pentru o situatie ambigua.

De asemenea, zvonul are tendinta de a se schimba in trecerea de la o persoana la alta. Subiectul se poate mentine, nu insa si detaliile, ce pot fi reduse sau adaugate, dupa cum sunt sentimentele, interesele, conceptiile, intentiile si judecatile celor ce transmit zvonul.

Pentru ca zvonul este, in general, incorect si poate aduce multe daune firmei, managerul trebuie sa fie preocupat de cunoasterea si controlul zvonurilor.

Caile de cunoastere si control a zvonurilor sunt:

concentrarea asupra zvonurilor serioase;

tratarea zvonului cat mai repede posibil;

inlaturarea cauzelor in scopul prevenirii zvonurilor;

confruntarea fata in fata cu persoanele ce difuzeaza zvonurile;

asigurarea informatiilor de la surse demne de incredere;

incurajarea cooperarii cu liderii informali si sindicali;

ascultarea tuturor zvonurilor in scopul intelegerii semnificatiei, importantei si consecintelor lor.

5. INFLUENTAREA ORGANIZARII INFORMALE

Managementul nu poate infiinta o organizare informala si nici nu o poate desfiinta, dar managementul poate si trebuie sa invete sa convietuiasca cu aceasta, folosind diferite masuri de a o influenta, cum ar fi:

managemenmul trebuie sa accepte si sa inteleaga organizarea informala cu care trebuie sa coexite si sa coopereze;

managementul trebue sa ia in consideratie efectele posibile ale reactiei organizarii informale la actiunile pe care le intreprinde si sa le convinga de justetea lor;

managementul trebuie sa integreze, cat mai rapid posibil, interesele grupului informal cu cele ale organizarii formale;

managementul trebuie sa exercite activitati formale cu tact, intelepciune, fara amenintari inutile la adresa organizarii informale.

Cea mai adecvata combinatie a celor doua forme de organizare (formala si informala) pare a fi un sistem predominant formal, care sa mentina unitatea in atingerea obiectivelor, impreuna cu un sistem informal suficient dezvoltat pentru a mentine coeziunea grupurilor de munca. Cu alte cuvinte, organizarea informala trebuie sa fie suficient de puternica pentru a ajuta, dar insuficient de puternica pentru a domina.

download